En su papel de agentes generadoras de productos y servicios en la sociedad, las empresas asumen la responsabilidad estatal de cumplir con distintas obligaciones, que responden a su actividad comercial, la forma jurídica y el número de trabajadores que hagan parte de su planta. Cada organización tiene necesidades particulares, que merecen soluciones personalizadas y eficientes, ajustadas a su estado actual y las metas que quieren alcanzar. Con una planificación y un enfoque adecuado, las obligaciones mercantiles no resultarán ser un ejercicio drástico. En este articulo te daremos algunos consejos para que puedas aprovechar al máximo la asesoría fiscal de tu empresa, acompañando la gestoría de cada una de ellas.
Este acompañamiento permite que cada organización tenga conocimiento sobre los tramites a desarrollar, mientras siente la tranquilidad de que expertos en el tema guiarán y presentarán los procesos necesarios, a conformidad con la ley, para el cumplimiento normativo. Con ello sabrás , por ejemplo, qué requisitos son aplicables teniendo en cuenta tu denominación o actividad mercantil, como informes detallados, registros en libros contables, el cumplimiento de normativas laborales o si hace parte de alguna excepción.
Pide a tu asesoría fiscal un calendario de cumplimiento, en el que la empresa tenga conocimiento sobre los plazos, vigencias, periodos de gracia, amortización y en conjunto puedan preparar y compilar la documentación necesaria. Es recomendable que esto se realice antes de las fechas previstas, para gozar de un tiempo adicional ante cualquier novedad que pueda presentarse. Un ejercicio organizado minimizará errores y evitará posibles multas.
Para facilitar la presentación de las obligaciones mercantiles y como responsabilidad de las empresas, es importante llevar el debido control de los documentos, gestiones de cambio, actualizaciones y seguimientos que cada proceso requiera; la asesoría fiscal te ofrecerá la guía requerida para ello. Esto no solo garantizará la trazabilidad en las operaciones, así no habrá lugar a presentaciones adicionales que puedan retrasar el trámite con subsanaciones e incluso, sanciones.
Intenta automatizar todos los procesos posibles, los softwares de gestión reducirán en riesgo y tiempo el desarrollo de informes que deberán presentarse. Estableciendo criterios, campos específicos, montos y periodos de entrega, la información bajo las condiciones requeridas estará disponible en cuestión de minutos y lista para presentarse. Herramientas como estas incluso ahorran dinero, ya que la presentación de la información según los formatos establecidos por la ley y en las fechas, evitará trabajos extras en el equipo, reducción significativa de errores y evita la exposición ante posibles subsanaciones.
Las leyes y regulaciones mercantiles pueden cambiar con frecuencia, entre un año y otro, o meses, teniendo en cuenta las adaptaciones legales que se desarrollen, por eso mantenerse al tanto de las actualizaciones legislativas relevantes para la empresa, asegurará el cumplimiento los nuevos requisitos en tiempo y forma. El acompañamiento de una asesoría fiscal facilitará no solo la pertinencia de los ajustes que puedan presentarse, también generará un plan de implementación para que se sea conforme al dictamen legal, salvaguardando los tiempos, los plazos previstos y por supuesto, el acompañamiento necesario para que sea apropiado como parte de la gestión empresarial interna.
Adicional a la asesoría fiscal, si te resulta difícil gestionar algunas o todas las obligaciones mercantiles internamente, considera la posibilidad de externalizar ciertas funciones a expertos en la materia. Esto puede incluir la contratación de un contador, abogado o consultor que acompañe en la organización los procesos, con ello, en equipo con la asesoría fiscal, se garantizarán los cumplimientos y obligaciones sin mayor traumatismo.
Plantea, como lineamiento misional y parte de la identidad de la empresa, el cumplimiento de las obligaciones mercantiles. Si bien, es un trabajo interno, la asesoría fiscal podrá ayudarte a conocer los requerimientos de cada proceso y cómo, desde la cultura organizacional, se facilitarían los mecanismos y acciones que generen la información necesaria para cada trámite. El día a día de cada organización es lo que se constata en cada informe, por eso, las áreas de la organización deben estar alineada entorno al propósito de desarrollar una labor optima que garantice un buen cumplimiento ante el estado.
Pide a tu asesoría que identifique las obligaciones mercantiles más críticas para la empresa, así sabrás en qué áreas deberás asignar más recursos para su cumplimiento. Asimismo, solicita el detalle de cuáles son los procesos mejor abordados según la experiencia de años anteriores, de esta manera podrás conocer comportamientos que puedan replicarse y obtener los resultados esperados. En marco de ello, delega responsabilidades en equipos que abanderen la gestión y asegúrate de que cada tarea esté claramente definida y supervisada. Asegúrate de que todos los miembros del equipo estén al tanto de las obligaciones mercantiles y comprendan su importancia.
Fomenta la comunicación abierta y honesta con tu asesoría fiscal y dentro de tu empresa, sé transparente y cuénta tus dudas, así sabrán conducirte ante las mejores soluciones, ya que este proceso amerita un comportamiento transparente ante tu labor y el estado.